Chức năng nhiệm vụ phòng Hành chính tổ chức

CHỨC NĂNG:

Tham mưu cho Hiệu trưởng quản lý các lĩnh vực sau:

- Công tác tổ chức;

- Công tác cán bộ;

- Công tác lao động, tiền lương;

- Công tác hành chính;

- Công tác y tế;

- Công tác tuyên truyền, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;

- Công tác văn thư, lưu trữ;

- Công tác lễ tân;

- Công tác tổng hợp thông tin;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

 NHIỆM VỤ:

1. Nhiệm vụ về công tác nhân sự:

Đề xuất cơ cấu tổ chức của nhà trường, giúp Hiệu trưởng trong công tác pháp chế, dự thảo các qui định, quy chế về tổ chức. Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, viên chức.

Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng: Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm; Hướng dẫn, giám sát các đơn vị thực hiện đúng qui trình tuyển dụng; giúp Hội đồng tuyển dụng tổ chức các kỳ tuyển dụng giảng viên, cán bộ nhân viên.

Đề xuất phương án xây dựng, phát triển nguồn nhân lực của trường. Giám sát các đơn vị thực hiện kế hoạch xây dựng, đào tạo, quy hoạch, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ.

Thực hiện các chế độ, chính sách BHXH, BHYT, nâng lương cho cán bộ theo đúng qui định nhà nước. Làm hồ sơ cử cán bộ đi công tác, học tập trong và ngoài nước. Tổ chức quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ lý lịch của Cán bộ công nhân viên. Xác nhận lý lịch CB – NV. Cung cấp các số liệu về HCTC khi có yêu cầu

2. Nhiệm vụ về công tác hành chính

Xét và cấp các loại giấy tờ trong phạm vi được qui định (Giấy chứng nhận CB-NV, Giấy nghỉ phép, Giấy giới thiệu, xác nhận lý lịch, quá trình công tác, v.v..). Tiếp nhận, bảo mật và chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ công văn, giấy tờ gửi đến trường.

Quản lý văn bản, lưu trữ công văn đi đến. Bảo đảm quy trình, tính pháp lý, thể thức văn bản trước khi trình Ban giám hiệu ký.

Xét và cấp các loại giấy giới thiệu, công lệnh, chứng nhận bằng tiếng việt; Sao y những loại giấy tờ do trường ban hành.

Giúp Ban giám hiệu trong việc lễ tân, tiếp khách.

Xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của trường thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách; Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của trường.

Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nề nếp trong các hoạt động của trường. Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác; Chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Ban giám hiệu chủ trì.

Phối hợp các đơn vị có liên quan, tổ chức hội nghị, đại hội của trường; là đầu mối giao tiếp: Sắp xếp lịch làm việc, đón khách của trường.

3. Nhiệm vụ về Công tác y tế:

Chăm sóc sức khỏe CBNV, giảng viên, HSSV trong toàn trường; cấp cứu sơ cứu bệnh nhân; Mua và theo dõi bảo hiểm y tế cho HSSV

Dự toán y tế phí hàng quý, năm, tổ chức qua việc mua sắm, bảo quản sử dụng phương tiện dụng cụ chuyên môn, quản lý việc thu phát thuốc men, tiền bồi dưỡng ốm đau v.v.. Thực hiện các biện pháp vệ sinh, phòng bệnh: ăn, ở, vệ sinh bếp ăn công nghiệp. Phát hiện và báo cáo kịp thời các bệnh dịch, các bệnh mới xuất hiện, bao vây và dập tắt kịp thời.

Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án sơ cứu, điều trị: Phối hợp với cơ quan y tế địa phương tổ chức khám sức khỏe định kỳ, khám chuyên khoa, khám cho công tác tuyển sinh, tuyển dụng v.v…

QUYỀN HẠN:

Được quyền yêu cầu các đơn vị trong nhà trường phối hợp để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.

Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của nhà trường;

Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của nhà trường để thực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Hiệu trưởng;

Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc phòng và đề xuất với Hiệu trưởng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộc phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao;

Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp với quy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó;

TRÁCH NHIỆM:

Xây dựng trình Hiệu trưởng kế hoạch và chương trình làm việc của đơn vị mình, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;

Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Nhà trường và pháp luật của Nhà nước trong quá trình thực hiện công việc;

Thường xuyên báo cáo Hiệu trưởng việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;

Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu,… thuộc công việc của phòng theo đúng quy định, quản lý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được Nhà trường giao;

Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ nêu trên.

 

Emailphonghctc@saigonact.edu.vn

Số điện thoại: (028) 628 614 54